Inventaire périodique des matières premières (ingrédients et emballages)

Préparer l’inventaire

  • définir la date de l’inventaire
  • réserver du temps et définir les équipes de décompte
  • pour tous les produits finis en cours de production : faire une photocopie de la feuille de lot et inscrire à quelle étape est rendue la fabrication
  • on peut également faire du rangement, et vérifier que les quantités sont bien indiquées sur certains emballages pour faciliter le décompte.

Imprimer les formulaires

  • Dans le menu Gestion Ingrédients, choisir Formulaire inventaire des ingrédients.

Cette année, il faut en imprimer 5, un par emplacement : Salle de découpe, Cuisine, Salle congélation, Salle décongélation, et Entrepôt et dock.
  • Identifier chacun des formulaires, avec la date et l’emplacement et les distribuer aux équipes. Ces documents seront des documents de preuve comptable.

Effectuer le décompte

  • Remplir chacun des formulaires, un par un, en respectant l’emplacement indiqué.

Il y a suffisamment de place sur chaque ligne pour additionner des poids ou des quantités (3kg+1.5kg+4.2kg…) : ne pas essayer de faire les additions à cette étape.

Pour chacun des emplacements, faire le tour des étagères ou rayonnages méthodiquement de gauche à droite : ne pas essayer de compter par type de produit.

Compter tout ce qui appartient à Détour. Ne vous occupez pas de savoir ce qui est en production ou pas. Ce qui est dans les bacs en congélation ou en décongélation est à compter.

Attention aux unités, j’ai des problèmes tous les ans.
Les ingrédients sont classés par Type d’ingrédients, puis par ordre alphabétique dans chaque type.
  • Pour les produits que vous voulez ajouter, et qui ne figurent pas dans la liste, faites une feuille à part. Mais, théoriquement, tous les ingrédients de nos produits figurent sur le formulaire.

 

Compléter et valider les décomptes

  • S’assurer d’avoir en main tous les formulaires de décompte dûment saisis ;
  • Additionner les quantités et vérifier que le décompte a été fait dans la bonne unité. Faire les conversions nécessaires.

Ne pas attendre pour effectuer cette étape : il sera plus facile de refaire les décomptes ou les vérifications nécessaires.

Saisie des inventaires

  • Dans le menu Gestion Ingrédients, choisir Saisie des inventaires physiques. Dans le menu déroulant en haut, sélectionner l’inventaire concerné, identifié par la date, puis l’emplacement. Je les ai “préprogrammés” pour rendre la saisie plus facile.

 

  • Saisir une ligne d’inventaire par ligne de formulaire complétée: ne rien saisir si l’inventaire pour un item est égal à zéro. Attention, ce formulaire n’est pas très sécurisé. Ne changer que les valeurs quantités. Ne rien saisir dans les cases Unité prix et Prix.

La feuille des autres ingrédients ne pourra pas être saisie. La mettre de côté, avec les originaux des décomptes.

Imprimer l’inventaire valorisé

  • Dans le menu Gestion Ingrédients, choisir Imprimer inventaire des ingrédients.

Le fait de saisir et d’imprimer tout de suite les rapports permettra de voir et de corriger très rapidement les anomalies. Par exemple, si on a saisit 2000 kg au lieu de 2 kg ou  2000 g, on va le voir rapidement, à cause du montant d’inventaire qui sera anormalement élevé.

Corriger les prix ou les quantités

  • Les quantités doivent être validées en priorité. Il est possible de corriger une quantité en rappelant l’inventaire concerné, et en corrigeant la quantité saisie.
  • Les prix ou conversion incorrects sont à corriger dans les fiches ingrédients, et non dans le formulaire d’inventaire.
  • L’inventaire valorisé doit être imprimé de nouveau s’il y a eu correction.

Remettre  l’inventaire à la comptabilité

Lorsque les vérifications sont faites, remettre le dossier d’inventaire complet à la comptabilité. Ce dossier comprend :

  • les formulaires de décomptes originaux
  • l’inventaire valorisé
  • la feuille des ingrédients trouvés qui n’apparaissent pas sur les formulaires de décompte
  • les copies des feuilles des produits en cours de fabrication.

Bon inventaire !

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